Pengertian, Fungsi dan Cara Kerja Payroll yang Perlu Diketahui Karyawan

Payroll merupakan istilah yang umumnya diketahui oleh karyawan. Jika kamu pencari kerja dan belum tahu dengan sistem pembayaran yang umumnya terjadi maka perlu membaca ulsan ini. Payroll (penggajian) merupakan sistem pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan dalam jangka waktu tertentu. Sistem pengganjian ini lebih modern sehingga cepat untuk menghitung hasil gaji bersih yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan. Proses menghitungnya menggunakan aplikasi gaji.

Biasanya software payroll adalah terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan akan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja. Jika harus menghitung gaji secara manual kepada ratusan hingga ribuan karyawan tentunya akan sulit. Sistem modern ini memudahkan bagian administrasi, keuangan, dan HRD dari perusahaan dalam proses penggajian kepada seluruh karyawan di setiap bulannya. Biasanya diberlakukan perusahaan skala besar yang memiliki jumlah karyawan ratusan maupun ribuan orang.

Dalam sistem pembayaran tersebut, para karyawan akan diberikan detail mengenai komponen gaji yang diberikan perusahaan. Tidak hanya gaji pokok, tapi ada uang makan, uang lembur, BPJS, bonus, potongan pajak dan lainnya. Karyawan pun dapat mengetahui dan memahami setiap detail gaji per bulannya.

Berikut Fungsi dan Manfaat Tentang Payroll

Menghemat waktu

Sistem ini akan mempermudah pekerjaan bagian administrasi terkait perhitungan dan pembagian gaji kepada karyawan. Perusahaan akan terbantu dalam membuat laporan gaji karyawan setiap bulannya. Apalagi setiap karyawan dengan bagian yang berbeda-beda tentu besaran gajinya juga beda. Jika karyawan izin atau absen maka dengan otomatis menghitung besaran gaji karyawan. Ada fitur yang tersedia dalam sistem sehingga akan memudahkan proses penggajian. Cukup 1 atau 2 orang saja yang mengawasi dan mengecek aplikasi gaji. Waktu pengerjaannya akan lebih cepat dan tentunya menghemat waktu.

Laporan gaji

Fungsi lainnya adalah dapat mengetahui laporan gaji keuangan setiap bulannya. Karyawan pun dapat mengetahui berapa persentase potongan pajak, potongan tunjangan, BPJS, maupun potongan lainnya, bonus, uang lember hingga gaji bersih yang diterima setiap bulannya. Karyawan juga dimudahkan dalam mengetahui slip gaji karena nantinya akan dikirimkan langsung ke email masing-masing karyawan.

Pembayaran akurat

Bagian keuangan dalam perusahaan tentunya akan sangat terbantu dengan sistem yang sudah tersusun rapi dan mudah digunakan untuk penggajian. Sistem yang baik akan mendukung penggajian yang akurat dengan pemotongan yang benar dan adil. Pemotongan yang disetorkan juga tepat waktu. Hal ini termasuk pembayaran gaji, pemotongan tunjangan, pemotongan pajak dan lainnya. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan penyerahan gaji kepada karyawan. Ada yang berlangsung akhir bulan namun bisa juga pada awal bulan. Karyawan pun perlu mengetahui perhitungan periode penggajian sehingga bisa sambil mengecek berapa hari masuk kerja, izin, dan lembur.

Cara Kerja Payroll

Perkembangan teknologi semakin mempermudah cara kerja penggajian. Adanya aplikasi gaji kini sudah terintegrasi mulai dari data karyawan, jadwal kerja, absensi, cuti, lembur, tunjangan karyawan, serta pemotongan yang berlaku di perusahaan. Adanya software aplikasi gaji di perusahaan, perhitungannya sudah otomatis sehingga lebih mudah dan praktis. Lagi pula tidak perlu mengumpulkan segala data di komputer. Semua data tersimpan secara otomatis dan lebih aman.

Pemotongan tunjangan

Cara kerja penggajian karyawan pastinya ada pengurangan dan pemotongan dari perusahaan sesuai ketentuan. Seperti pemotongan pajak pendapatan sesuai dengan aturan UU (Undang-Undang) Ketenagakerjaan, pemotongan iuran asuransi, pemotongan gaji ketika karyawan tidak masuk kerja dan lain sebagainya.

Lembur hingga bonus

Berikutnya ada perhitungan lembur, insentif, dan bonus. Jika sampai salah data tentunya karyawan akan kecewa dan tentunya dapat mengundurkan diri dari perusahaan. Bagian ini adalah hal yang ditunggu-tunggu setelah bekerja keras. Adanya aplikasi gaji dapat meminimalisir terjadinya kesalahan perhitungan lembur, bonus, serta insentif.

Setiap karyawan yang berhasil mencapai target yang ditetapkan perusahaan akan mendapatkan bonus tertentu. Biasanya sudah disepakati dalam kontrak kerja. Jatah lembur beberapa hari tentunya akan menambah besaran gaji yang diterima. Jika berhasil maka sesuai target akan mendapat bonus dan uang lembur akan otomatis masuk ke dalam sistem payroll.

Absensi

Salah satu bagian penting yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan adalah berdasarkan kehadiran atau disebut absensi. Data kehadiran ini juga dapat berkurang karena sakit, cuti, izin.  Jika tidak hadir karena izin atau sakit maka akan mendapat pengurangan gaji, misalnya bagian uang kehadiran harian akan berkurang secara otomatis. Aplikasi gaji terhubung dengan sistem absensi. Apabila menggunakan aplikasi maka akan lebih mudah dalam menghitung gaji tanpa harus membuka dokumen satu per satu.

Itulah informasi tentang sistem penggajian menggunakan aplikasi. Karyawan juga perlu jeli dan berhak menanyakan bagaimana penggajian yang berlangsung di perusahaan. Tanyakan secara rinci gaji hingga potongan yang berlaku di perusahaan. Karyawan bekerja juga mengharapkan gaji yang sepadan dengan usaha dan kerja kerasnya.

Kamu pun dapat menggunakan aplikasi Qelola untuk membantu mengatur uang setelah mendapatkan gaji. Biasanya ada pengeluaran rutin yang harus dibayarkan seperti tagihan listrik, air, BPJS, hingga transfer uang kepada keluarga. Bagi para TKI di Malaysia bisa menggunakan aplikasi Qelola untuk mempermudah pembayaran yang berlangsung di Indonesia. Unduh aplikasi Qelola di sini dan rasakan manfaatnya.

Tags: cara kerja payroll, cara mengatur gaji, fungsi dan manfaat payroll, gaji bulanan karyawan, gaji karyawan, pengertian payroll, penggajian karyawan